Sofern Sie Hinweise auf einen Compliance Verstoß haben, der im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit der SGL Carbon steht, können Sie eine Compliance Meldung an nachfolgender Stelle abgeben. Dies gilt ebenso bei konkreten Hinweisen auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in der Lieferkette oder im eigenen Geschäftsbereich von SGL Carbon:
Zentrale Meldestelle/ Group Compliance Office:
SGL Carbon SE
Group Compliance Office
Söhnleinstrasse 8
65201 Wiesbaden/Germany
+49 611 6029-236
confidential-compliance@sglcarbon.com
Sprache für die Entgegennahme von Meldungen: deutsch, englisch
Weitere Meldestellen innerhalb der SGL Carbon Group:
Neben der zentralen Meldestelle stehen Hinweisgebern in den USA und in China folgende regionale Meldestellen zur Verfügung. Der Hinweisgeber hat die Wahl, ob er seine Meldung bei der zentralen oder regionalen Meldestelle abgibt.
Regionale Meldestelle USA:
SGL Carbon LLC
Head of Legal North America/ Regional Compliance Representative
10715 David Taylor Drive, Suite 460
Charlotte, 28262 NC / USA
+1 704 593-5282
confidential-compliance-NA@sglcarbon.com
Sprache für die Entgegennahme von Meldungen: englisch
Regionale Meldestelle China:
SGL Carbon Far East Ltd.
China General Counsel / Regional Compliance Representative
No. 151, East Huan Cheng Road, Fengxian
Shanghai Industrial Development Zone
201401 Shanghai
+ 86 21 6097-6949
confidential-compliance-China@sglcarbon.com
Sprache für die Entgegennahme von Meldungen: chinesisch, englisch
Lokale Meldestelle SGL Carbon GmbH, Deutschland:
Neben der zentralen Meldestelle steht Hinweisgebern für die SGL Carbon GmbH mit den Standorten Bonn, Meitingen und Wiesbaden, eine gesonderte lokale Meldestelle angesiedelt bei der Geschäftsleitung der SGL Carbon GmbH in Meitingen zur Verfügung. Dort eingehende Meldungen werden zur unabhängigen Bearbeitung an die Zentrale Meldestelle/das Group Compliance Office weitergeleitet. Die rechtliche Verantwortung für die zeitgemäße und angemessene Behandlung des Vorgangs verbleibt bei der SGL Carbon GmbH.
SGL Carbon GmbH
Geschäftsleitung / Local Compliance Representative
Werner von Siemens Straße 18
86405 Meitingen / Germany
+49 8271 83-3345
confidential-compliance-sglcarbongmbh@sglcarbon.com
Sprache für die Entgegennahme von Meldungen: deutsch, englisch
Meldungen können persönlich, telefonisch, postalisch oder per E-Mail über die oben angegebene Adresse und Kontaktdaten der jeweiligen Meldestelle abgegeben werden.
Eine persönliche Entgegennahme erfolgt nach entsprechender Terminvereinbarung über oben angegebene Adresse und Kontaktdaten der jeweiligen Meldestelle.
Eine persönliche oder telefonische Entgegennahme kann werktags zu den gewöhnlichen lokalen Geschäftszeiten erfolgen.
Eine mündliche Entgegennahme kann in den angegebenen Sprachen erfolgen, schriftliche Meldungen werden in allen Sprachen entgegengenommen und dann in die für die Fallbearbeitung erforderlichen Landessprachen übersetzt.
Es werden auch anonyme Meldungen entgegengenommen. Eine Fallbearbeitung kann jedoch nur dann erfolgen, sofern die Meldung konkrete Anhaltspunkte und Tatsachenhinweise enthält, die eine Untersuchung des Falls möglich machen.
Über das Hinweisgebersystem der SGL Carbon können Hinweise über potentielle Compliance Verstöße in Bezug auf die Geschäftstätigkeit der SGL Carbon oder Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in der Lieferkette sowie dem eigenen Geschäftsbereich der SGL Carbon abgegeben werden. Hierzu zählen sämtliche vorsätzliche oder fahrlässige Zuwiderhandlungen gegen gesetzliche Bestimmungen, behördliche Anordnungen oder unternehmensinterne Richtlinien. Dies sind insbesondere:
- Korruptions-, Kartellrechtsdelikte
- Exportkontrollverletzungen, Verletzungen von Sanktionen
- Diebstahls-, Untreue- und Betrugsdelikte
- Verletzung von Geschäftsgeheimnissen Dritter oder eigener Geschäftsgeheimnisse von SGL Carbon
- schwere Verstöße gegen Rechnungslegungs- und Buchhaltungsvorschriften
- schwere Verletzungen der körperlichen und psychischen Unversehrtheit
- Fälle von sexueller Belästigung, Diskriminierung, Rassismus
- Verletzung von Menschenrechten, insbesondere
- das Verbot der Kinderarbeit
- der Verstoß gegen das Verbot der Zwangsarbeit und aller Formen der Sklaverei
- die Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren
- die Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und des Rechts auf Kollektivverhandlungen
- der Verstoß gegen das Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung
- der Verstoß gegen das Verbot der Vorenthaltung eines angemessenen Lohns
- die Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen
- die widerrechtliche Verletzung von Landrechten
- der Verstoß gegen das Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können
- Verletzungen im Zusammenhang mit Umweltvorschriften und/oder Nichteinhaltung von produktbezogenen Vorschriften. Hierzu zählen u.a. Risiken im Zusammenhang mit der Behandlung und Verarbeitung von Quecksilber, persistenten organischen Stoffen (POPs) und gefährlichen Abfällen
- schwere Verstöße im Zusammenhang mit technischen Spezifikationen und/oder technischer Sicherheit
- andere hohe Risiken, z.B. Regelverstöße mit hohem Schaden für das Unternehmen
- Regelverstöße, die wahrscheinlich den Ruf des Unternehmens schwerwiegend schaden können
Unabhängig davon, welcher Kommunikationsweg vom Hinweisgeber gewählt wird, behandeln wir sämtliche Hinweise so weit wie möglich vertraulich. Wir sind allerdings gehalten, gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden zu beachten, die zusätzliche Informationen und Zeugen vom Unternehmen verlangen können.
Die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers bleibt während des gesamten Prozesses in größtmöglichem Umfang gewahrt. Dies gilt auch für die Vertraulichkeit der Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen, sofern dies nicht eine vollständige und wirksame Untersuchung verhindern würde und von der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens beauftragten Person anders entschieden wird. Nicht befugten Mitarbeitern ist der Zugriff auf die Meldekanäle verwehrt.
Alle Informationen werden unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Vertraulichkeit durch einen mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens vom Unternehmen beauftragten Mitarbeitenden bearbeitet. Die vom Unternehmen mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens beauftragten Personen sind unparteiisch, das heißt, sie sind bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig und im Zusammenhang mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens nicht an Weisungen gebunden.
Personenbezogene Informationen, die eine Identifizierung ermöglichen, werden nur auf „Need to know-Basis“ weitergegeben, wenn dies für die Untersuchung der Meldung erforderlich ist und im Einklang mit Datenschutzanforderungen steht. Die Verarbeitung der Hinweise erfolgt im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Sofern über eine der oben genannten Meldestellen eine Compliance Meldung eingeht, wird deren Eingang intern dokumentiert.
Empfangsbestätigung
Unabhängig vom gewählten Kommunikationsweg erhalten hinweisgebende Personen nach Eingang ihres Hinweises innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung. Diese kann schriftlich oder per E-Mail erfolgen, abhängig davon welchen Kommunikationsweg von der hinweisgebenden Person gewählt wurde.
Substantiierung
Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden prüfen den mit Erhebung der Beschwerde mitgeteilten Sachverhalt. Die eingegangene Meldung wird thematisch und der Schwere nach eingeordnet sowie priorisiert.
Sollte eine Prüfung mangels ausreichender Angaben nicht möglich sein, wird der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Mitarbeitende mit der hinweisgebenden Person Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen zu erfragen, sofern dies möglich ist.
Falls weder ausreichende faktenbasierte Informationen vorliegen noch die Kontaktaufnahme möglich ist, wird der Compliance-Fall mangels Substantiierung geschlossen. Daher ermutigt das Unternehmen hinweisgebende Personen, nach der ersten Beschwerde einen Kommunikationskanal mit dem Unternehmen zu schaffen.
Prüfung/Untersuchung
Der mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betraute Mitarbeitende prüft den Sachverhalt umfassend und stellt sicher, dass alle Hinweise angemessen untersucht werden. Er erörtert mit der hinweisgebenden Person den Sachverhalt, bei anonymen Meldungen jedoch nur, soweit dies möglich ist. Er erörtert ferner den Sachverhalt mit relevanten Zeugen und bittet diese um die Vorlage von Belegen sowie mit anderen Mitarbeitern, die möglicherweise über sachdienliche Informationen zu der Beschwerde verfügen.
Die mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden sind an den Grundsatz der Vertraulichkeit gebunden, unparteiisch und weisungsfrei. Im Übrigen sind sie verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten und Transparenz sowie die Rechte aller betroffener Personen sicherzustellen. Dies umfasst den Schutz des Hinweisgebenden.
Steht nach Überzeugung des mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens betrauten Mitarbeitenden nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass ein Compliance Verstoß oder menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern nicht vorliegen, wird die hinweisgebende Person schriftlich oder per E-Mail informiert. Das Verfahren wird in diesem Fall eingestellt und der Fall geschlossen.
Wenn die Untersuchung einen Compliance Verstoß oder menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen im eigenen Geschäftsbereich und bei Zuliefern bestätigt, werden angemessene Folgemaßnahmen (Präventions- und Abhilfemaßnahmen) durch die im Unternehmen verantwortliche Stelle eingeleitet. Dies kann auch angemessene disziplinarische Maßnahmen im Einzelfall beinhalten.
Die Bearbeitungszeit ist fallabhängig und kann, je nach Komplexität des Falles und abhängig davon, ob staatliche Behörden beteiligt sind, von wenigen Tagen bis zu mehreren Monaten dauern. Das Unternehmen ist jedoch bestrebt, die Bearbeitung so schnell wie möglich abzuschließen.
Die hinweisgebende Person erhält innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung. Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits getroffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person kann jedoch unterbleiben, sofern durch die Rückmeldung interne Nachforschungen oder Ermittlungen berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, beeinträchtigt würden.
Das Unternehmen stellt sicher, dass Hinweisgeber, die ein vermutetes oder tatsächliches Fehlverhalten in gutem Glauben angesprochen haben, vor Einschüchterungen oder Repressalien geschützt sind, auch wenn sich der gemeldete Verdacht nicht bestätigt hat. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass die Person nach normalem und vernünftigem Ermessen davon ausgeht, dass die Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht. Die wissentliche Falschmeldung eines Verstoßes mit der Absicht, eine andere Person vorsätzlich und wahrheitswidrig zu beschuldigen, stellt einen Compliance-Verstoß dar.
Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber Hinweisgebern, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, werden nicht geduldet.
Wenn ein Hinweisgeber den Eindruck hat, dass er aufgrund seiner Meldung eingeschüchtert wird oder Repressalien erleiden, sollte er sich an die unter Ziff. 1 genannte Zentrale Meldestelle wenden.
Compliance-Bedenken, die Einschüchterung oder Repressalien wegen einer Compliance Meldung betreffen, werden ebenfalls nach den oben dargestellten Prinzipien untersucht. Soweit Hinweisgeber betroffen sind, die Mitarbeiter eines unmittelbaren Zulieferers des Unternehmens sind, wird sich das Unternehmen bemühen, geeignete Schritte mit dem Zulieferer zu ergreifen.
Hier finden Sie die oben beschriebenen Informationen zum Beschwerde- und Hinweisgeberverfahren in allen Landessprachen der SGL Produktionsstandorte in einem Dokument zum Download:
